Oleh Riko Fridolend Sianturi, Dosen FE UNPRI

Perkemabangan teknologi pada era Revolusi Industri 4.0 memiliki potensi dalam memberikan kontribusi positif dan signifikan pada pertumbuhan ekonomi terutama pelaku bisnis dan perusahaan. Dengan adopsi teknologi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, inovasi produk, dan daya saing bisnis yang sedang berlangsung, yang pada gilirannya dapat membantu menggerakkan pertumbuhan ekonomi dan pembangunan berkelanjutan secara keseluruhan. Pengembangan teknologi memiliki peran kunci dalam mengaktifkan potensi ini dengan mengembangkan dan menerapkan solusi teknologi yang inovatif dan efektif.

Pada era Revolusi Industri 4.0, peran profesi teknologi menjadi semakin penting dalam menghadapi tantangan dan peluang yang ditimbulkan oleh transformasi digital terutama maraknya pemasaran online yang sudah dilakukan. Dengan mengembangkan solusi teknologi inovatif, mengelola data dengan bijaksana, memastikan keamanan cyber, dan berkontribusi pada pengembangan tenaga kerja yang terampil, profesi teknologi berperan dalam mempercepat pertumbuhan dan inovasi di berbagai sektor industri.

Dengan demikian, penting bagi perusahaan untuk mengakui nilai dari profesi teknologi dan melibatkan mereka secara aktif dalam upaya menuju masa depan yang didorong oleh teknologi.

Revolusi Industri 4.0 pertama kali diperkenalkan oleh Pemerintah Jerman pada pameran dagang Hannover pada tahun 2011. Fokus Pembahasan: Revolusi Industri 4.0 berpusat pada transformasi teknologi di bidang industri manufaktur dan bisnis. Ini melibatkan teknologi digital seperti Internet of Things (IoT), cloud, kecerdasan buatan (AI), dan sistem fisik cyber.

Perubahan ini membuat berbagai pekerjaan atau kegiatan manusia menjadi lebih efisien dan efektif. Contohnya, kegiatan berbelanja yang dulunya dilakukan secara fisik di pasar, kini bisa dilakukan secara online menggunakan internet.

Dalam menghadapi perkembangan teknologi di Era revolusi Industri 4.0 maka perusahaan dituntut untuk mengembangkan sumber daya manusia berkualitas yang memiliki kompetensi pada bidang keahliannya masing-masing maka Job analysis sangat di perlukan sebagai awal untuk mengenal dan merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan tersebut. Job analysis penting karena berbagai alasan, dan kemungkinan tergantung pada niat perusahaan mengapa perusahaan membutuhkannya sejak awal.

Job analysis menjawab pertanyaan kritis tentang mengapa pekerjaan tertentu harus ada, aktivitas mental atau fisik apa yang harus dialami karyawan, kapan dan di mana pekerjaan harus dilakukan, dan bahkan bagaimana pekerjaan dilakukan.

Job Analisis untuk Kepentingan Perusahaan

Pengusaha tidak boleh meremehkan pentingnya job analysis. Melakukan job analysis memberikan gambaran umum tentang persyaratan peran yang paling penting untuk memastikan bahwa membuat keputusan perekrutan yang tepat. Gagal melakukan analisis mendalam dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, tingkat turnover yang tinggi dan tingkat keterlibatan karyawan yang rendah.

Job analysis yang efektif memastikan bahwa karyawan memahami harapan posisi mereka, dilatih dengan tepat dan menerima kompensasi yang adil. Job analysis adalah alat yang hebat untuk membantu membuat berbagai keputusan personel dan memahami konteks peran dalam suatu organisasi.

Berkat dari laporan job analsisis, perusahaan dapat memeriksa peran karyawan, kondisi pekerjaan, dan persyaratan pekerjaan dalam hal pengetahuan, bakat, keterampilan, dan banyak lagi. Job analysis merupakan proses yang sistematik untuk mengumpulkan, menganalisis, dan mendokumentasikan informasi terkait pekerjaan, termasuk tugas-tugas, tanggung jawab, persyaratan, kualifikasi, dan karakteristik pekerjaan. Hal ini dapat membantu dalam memberikan pemahaman yang mendalam tentang apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. 

Job analysis ini dapat membantu dalam rekrutmen, seleksi, penilaian kinerja, dan pengembangan karyawan. Informasi dari job analysis ini dapat digunakan untuk mengembangkan deskripsi jabatan, menilai kinerja, mendesain pelatihan, dan melakukan perencanaan sumber daya manusia.

Job analysis menggunakan berbagai teknik seperti wawancara struktur, kuesioner, observasi langsung, pemetaan tugas, dan pengumpulan data statistik sebagai alat bantu untuk memahami pekerjaan dengan lebih baik. Sehingga ia menjadi landasan penting untuk mengelola tenaga kerja secara efektif dan memastikan kesesuaian antara pekerja, tugas, dan tujuan organisasi.

Meskipun tidak ada tanggal spesifik kapan Job analysis ditemukan, konsep Job analysis pertama kali diperkenalkan oleh Morris Viteles, seorang psikolog organisasi industri, yang menggunakan Job analysis untuk memilih pekerja yang tepat untuk Bisnis mobil troli pada tahun 1922.

Hambatan Penerapan Job Description Pegawai  

1. Kurangnya ketersediaan sumber daya manusia yang menghambat penerapan job description pegawai
2. Rendahnya kualitas sumber daya manusia terlihat dari banyaknya pegawai hanya sedikit yang dapat menguasai aplikasi yang ada
3. Adanya rangkap job description pegawai menyebabkan pegawai kurang fokus dalam menyelesaikan tugas kerja yang utama karena terbagi menjadi dua bagian kerja bidang kesekretariatan dan bidang kepaniteraan.
4. Adanya rotasi pegawai yang tidak berdasarkan job analysis menjadi hambatan bagi pegawai dalam menyesuaikan pekerjaan di bagian yang baru,
5. Ketidaksesuaian penilaian job description pegawai yang tidak sesuai dengan data uraian tugas pada job description pegawai sehingga penilaian evaluasi yang dilakukan kurang optimal.

Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan melalui perekrutan mahasiswa magang dapat menjadi tambahan personil sumber daya manusia yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan sehingga meringankan beban kerja pegawai, belajar mandiri dilakukan oleh pegawai sebagai upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pencarian informasi baik dari buku, media internet maupun melalui turorial pengeloaan aplikasi yang ada dari youtube sebagai upaya meningkatkan wawasan dan pengetahuan pegawai.

Job analysis adalah proses di mana bagian-bagian komponen pekerjaan diidentifikasi. Terutama, ini digunakan untuk menentukan persyaratan untuk proses seleksi dan pengembangan, tetapi juga memiliki aplikasi di bidang-bidang seperti perubahan organisasi, penilaian kinerja, klasifikasi pekerjaan, sistem penghargaan, dan pembelaan hukum dari proses seleksi.

Karena Job analysis adalah fondasi penting untuk banyak proses selanjutnya, penting bahwa hal itu dilakukan secara efektif. Prosesnya bisa berorientasi pada tugas atau berorientasi pada orang.

Pendekatan berorientasi tugas berusaha membagi pekerjaan menjadi berbagai tugas, kegiatan, dan tanggung jawabnya, sementara pendekatan berorientasi orang berfokus pada keterampilan dan atribut dasar yang dibutuhkan oleh pemain yang sukses. Kombinasi dari kedua pendekatan tersebut diinginkan untuk mendapatkan gambaran pekerjaan yang paling lengkap.

Analisis kerja adalah salah satu fungsi manajer sumber daya manusia. Ini menghasilkan dua dokumen penting, yaitu deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Perencanaan staf didasarkan pada mereka, apakah itu tentang perencanaan sumber daya manusia strategis atau sebagai bagian dari perencanaan tahunan perusahaan. Pada tahap pengembangan sumber daya manusia di negara ini, perlu untuk menganalisis situasi di lingkungan untuk menyimpulkan perubahan mana yang diperlukan bagi organisasi untuk diperkenalkan dalam pengelolaan modal intelektual untuk meningkatkan operasi mereka yang efisien.

Metode Umum Job analysis

Ada beberapa cara berbeda untuk melakukan job analysis. Metode job analysis yang dipilih tergantung pada hasil obyektif, industri, lingkungan kerja dan spesifik posisi. Berikut adalah enam metode job analysis yang paling umum:

1. Pengamatan langsung

2. Analisis Metode Kerja

3. Teknik insiden kritis

4.   Wawancara

Prosedur berorientasi pekerja bertujuan untuk memeriksa atribut manusia yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses.  Atribut manusia ini umumnya diklasifikasikan ke dalam empat kategori: pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya (KSAO). Pengetahuan adalah informasi yang dibutuhkan orang untuk melakukan pekerjaan. Keterampilan adalah kemahiran yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas. Kemampuan adalah atribut yang relatif stabil dari waktu ke waktu. Karakteristik lainnya adalah semua atribut lainnya, biasanya faktor kepribadian. 

Metode Job analysis pertama yang digunakan oleh psikolog IO. Prosesnya hanya melibatkan menonton perusahaan melakukan pekerjaan mereka dan mencatat. Terkadang mereka mengajukan pertanyaan sambil menonton, dan umumnya mereka bahkan melakukan tugas pekerjaan sendiri. Menjelang akhir Perang Dunia II, Morris Viteles mempelajari pekerjaan navigator di kapal selam. Dia berusaha mengarahkan kapal selam ke Bermuda. Setelah beberapa kali meleset lebih dari 100 mil dalam satu arah atau lainnya, seorang petugas menyarankan agar Viteles menaikkan periskop, mencari awan, dan mengarahkan ke arah mereka karena awan cenderung terbentuk di atas atau di dekat daratan. Kapal mencapai Bermuda tak lama setelah saran itu. Semakin banyak pekerjaan yang diamati secara serius, semakin baik pemahaman seseorang tentang pekerjaan yang dipertanyakan dan pekerjaan secara umum.

Wawancara dengan perusahaan adalah salah satu metode untuk melakukan Job analysis. Sangat penting untuk melengkapi pengamatan dengan berbicara dengan perusahaan. Wawancara ini paling efektif bila disusun dengan serangkaian pertanyaan spesifik berdasarkan pengamatan, analisis lain tentang jenis pekerjaan yang dimaksud, atau diskusi sebelumnya dengan perwakilan sumber daya manusia, pelatih, atau manajer yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan.

Teknik insiden kritis meminta ahli materi pelajaran untuk mengidentifikasi aspek-aspek penting dari perilaku atau kinerja dalam pekerjaan tertentu yang menyebabkan keberhasilan atau kegagalan. Misalnya, pengawas tukang reparasi utilitas listrik mungkin melaporkan bahwa dalam proyek yang sangat mendesak waktu, tukang reparasi gagal memeriksa cetak biru dan akibatnya memotong saluran, menyebabkan kehilangan daya besar-besaran. Faktanya, inilah yang terjadi di Los Angeles pada bulan September 2005 ketika setengah kota kehilangan daya selama 12 jam.

Perusahaan atau supervisor ahli sering menanggapi kuesioner atau survei sebagai bagian dari Job analysis. Kuesioner ini mencakup pernyataan tugas dalam bentuk perilaku pekerja. Ahli materi pelajaran diminta untuk menilai setiap pernyataan dari pengalaman mereka pada sejumlah dimensi yang berbeda seperti pentingnya keberhasilan pekerjaan secara keseluruhan, kinerja frekuensi dan apakah tugas harus dilakukan pada hari pertama kerja atau dapat dipelajari secara bertahap di tempat kerja.

Selama beberapa tahun terakhir, konsep Job analysis telah berubah secara dramatis. Seorang pengamat mengatakan: “Dunia modern berada di ambang lompatan besar lainnya dalam kreativitas dan produktivitas, tetapi pekerjaan itu tidak akan menjadi bagian dari realitas ekonomi besok. Masih ada dan akan selalu ada sejumlah besar pekerjaan yang harus dilakukan, tetapi itu tidak akan terkandung dalam amplop akrab yang kita sebut pekerjaan. Bahkan, banyak organisasi saat ini berada di sepanjang jalan menuju “de-jobbed.

Pekerjaan dan deskripsi pekerjaan, sampai saat ini, cenderung mengikuti resep mereka dan cukup rinci dan spesifik. Pada pertengahan 1900-an para penulis bereaksi terhadap apa yang mereka pandang sebagai aspek “tidak manusiawi” dari pekerjaan pigeonholing menjadi pekerjaan yang sangat berulang dan khusus; Banyak solusi yang diusulkan seperti perluasan pekerjaan, rotasi pekerjaan, dan pengayaan pekerjaan. 

Psikolog Frederick Herzberg berpendapat bahwa cara terbaik untuk memotivasi pekerja adalah dengan membangun peluang untuk tantangan dan pencapaian ke dalam pekerjaan mereka melalui pengayaan pekerjaan. Pengayaan pekerjaan berarti mendesain ulang pekerjaan dengan cara yang meningkatkan peluang bagi pekerja untuk mengalami perasaan tanggung jawab, prestasi, pertumbuhan dan pengakuan. 

Apakah diperkaya, khusus atau diperbesar, pekerja umumnya masih memiliki pekerjaan khusus yang harus dilakukan, dan pekerjaan ini memerlukan deskripsi pekerjaan. Namun, di banyak perusahaan saat ini, pekerjaan menjadi lebih amorf dan sulit untuk didefinisikan. Dengan kata lain, trennya adalah menuju dehubbing.

Dejobbing, memperluas tanggung jawab pekerjaan perusahaan, dan mendorong karyawan untuk tidak membatasi diri pada apa yang ada di deskripsi pekerjaan mereka, adalah hasil dari perubahan yang terjadi dalam bisnis saat ini. Organisasi perlu bergulat dengan tren seperti perubahan produk dan teknologi yang cepat, dan pergeseran ke ekonomi jasa.

Sebagian besar perusahaan saat ini terus menggunakan Job analysis dan mengandalkan pekerjaan seperti yang didefinisikan secara tradisional. Semakin banyak perusahaan bergerak menuju konfigurasi organisasi baru yang dibangun di sekitar pekerjaan yang luas dan dapat berubah setiap hari. Juga, Job analysis modern dan teknik desain pekerjaan dapat membantu perusahaan menerapkan strategi kinerja tinggi.

Cara mempertimbangkan  Job Analisis setiap prosedur berikut:

Langkah 1: Pelajari Persyaratan Pekerjaan

Mempelajari dan meninjau persyaratan pekerjaan organisasi sangat penting untuk memahami operasi sehari-hari karyawan dengan jelas. Terkadang, membingungkan untuk mengatasi harapan pekerjaan, kompetensi, dan tugas yang berbeda dari setiap peran; Oleh karena itu, perlu meninjau apakah setiap persyaratan sesuai dan cukup di tempat pertama.

Langkah 2: Periksa deskripsi pekerjaan serupa dan bandingkan

Melakukan penelitian sangat penting dalam prosesnya. Mulailah dengan Deskripsi Pekerjaan yang mirip dengan bisnis. Selanjutnya, bandingkan hasil dari perusahaan lain dengan. Itu akan memberi peringatan tentang bagaimana pesaing sebenarnya melakukannya.

Langkah 3: Pelajari Hasil yang Diperlukan dalam Setiap Pekerjaan

Penilaian atau analisis berperan ketika mempelajari hasil aktual dalam suatu pekerjaan. Jadi dari hasil yang dibutuhkan dari pekerjaan itu, apakah mereka memenuhi tujuan atau sasaran perusahaan, juga mengevaluasi apakah hasil positif terlalu lama terjadi atau perlu ditingkatkan, dapat perlahan-lahan menetapkan harapan yang realistis untuk setiap peran.

Langkah 4: Teliti Efisiensi Kerja

Analisis ini melibatkan serangkaian pemeriksaan. Dan ini termasuk memeriksa efisiensi kerja. Bagian ini memungkinkan mempelajari apa yang dibutuhkan perusahaan. Jadi tugas yang butuhkan untuk karyawan atau departemen tertentu dan solusi yang dapat meningkatkan tugas karyawan, dapat mengatur ruang lingkup efisiensi setiap departemen tanpa menggunakan kalimat dan paragraf lengkap. Sebaliknya, gunakan data visual seperti diagram, bagan, infografis, atau organizer visual lain yang sesuai.

Langkah 5: Kenali Keterampilan, Pelatihan, dan Persyaratan Baru

Dalam Orientasi Karyawan, akan membutuhkan keahlian dan alat yang diperlukan untuk melatih mereka. Dan tujuan adalah untuk mengidentifikasi langkah-langkah yang tepat untuk ditawarkan kepada karyawan pada beberapa hari pertama pekerjaan. Hal yang sama berlaku untuk menganalisis kemungkinan kesenjangan yang terlibat. Oleh karena itu, akan mengenali serangkaian keterampilan, pelatihan, dan persyaratan baru. Kekhawatiran lain adalah gaji. Untuk menentukan gaji yang sesuai, selesaikan melalui analisis. Bagian ini membantu mengenali keterampilan, tanggung jawab, dan faktor-faktor lain apa yang dapat memengaruhi gaji tenaga kerja.

Langkah 6: Lanjutkan ke Optimalkan

Tidak ada pekerjaan yang tetap sama selamanya. Selain itu, karyawan pada akhirnya ingin tumbuh dengan berbagai kebutuhan dan keinginan. Jadi hanya penting bagi Job analysis untuk membidik optimasi. Pekerjaan berkembang dan menyesuaikan diri dengan perubahan baru sangat penting untuk menjaga pekerjaan jangka panjang dan pengembangan karir yang memuaskan.